IT outsourcing

Pendahuluan

Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan lingkungan bisnis yang rumit dan dinamis, Sistem informasi telah menjadi kebutuhan agar perusahaan senantiasa tetap memiliki daya saing. Hal ini dikarenakan perkembangan dunia bisnis saat ini yang menuntut kecepatan dan ketepatan data real time, yang dapat menunjang pengelolaan dan pengembangan bisnis yang bersangkutan.

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM merupakan fasilitas yang mahal dan sulit. Upaya dan biaya yang diperlukan harus dipertimbangkan dengan seksama. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang kompleks. Salah satu alasan terjadinya kompleksitas tersebut karena semakin tingginya persaingan dan laju globalisasi serta pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Namun, meskipun sistem informasi merupakan fasilitas yang mahal terdapat beberapa alternatif  yang dapat dilakukan oleh perusahaan dengan keterbatasan sumber daya yang dimilikinya agar dapat melakukan penyusunan dan pengembangan sistem informasi, salah satunya melalui insourcing,cosourcing dan outsourcing sistem informasi. Akan tetapi, maraknya penggunaan outsourcing sistem informasi akhir-akhir ini, menyebabkan penulis ingin menguraikan lebih jauh mengenai kelebihan dan kelemahan penggunaan outsourcing sistem informasi di suatu perusahaan.

Pembahasan

Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing

Pengembangan Sistem Informasi Ada banyak cara dalam mengembangkan sistem informasi, seperti insourcing, prototyping, pemakaian paket perangkat lunak, selfsourcing, dan outsourcing. Tabel 1 memberikan ringkasan tentang masing-masing pendekatan tersebut, disertai dengan kelemahan dan kelebihannya (Laudon & Laudon, 1998, hal. 427).

Tabel 1. Perbandingan berbagai pendekatan pengembangan Sl.

Pendekatan Fitur Kelebihan dan Kelemahan
SDLC
  • § Proses formal dilakukan tahap demi tahap secara berurutan
  • § Spesifikasi dan persetujuan dalam bentuk tertulis
  • § Peran pemakai terbatas
Kelebihan:

Perlu untuk sistem dan proyek yang kompleks.

Kelemahan:

• Pelan dan mahal

• Perubahan tidak dapat dilakukan dengan cepat

• Banyak kertas yang perlu dikelola

Prototyping
  • § Kebutuhan ditentukan secara dinamis melalui sistem percobaan
  • § Proses cepat, tidak formal, dan berulang
  • § Pemakai secara terus menerus berinteraksi dengan prototipe
Kelebihan:

• Cepat dan tak mahal

• Berguna manakala kebutuhan-kebutuhan tak menentu dan jika antarmuka pemakai-akhir merupakan hal yang penting

• Meningkatkan partisipasi pemakai

Kelemahan:

• Tak cocok untuk sistem yang kompleks dan besar

Paket Perangkat Lunak
  • Perangkat lunak komersial mengurangi kebutuhan internal untuk mengembangkan
Kelebihan:

• Mengurangi kerja untuk perancangan, pemrograman, instalasi, dan

Insourcing

Pada masa sekarang masih banyak perusahaan yang mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah insourcing. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System).

Cosourcing

Cosourcing merupakan model kerjasama yang mengkombinasikan pihak internal perusahaan dengan eksternal perusahaan. Bentuk kerjasama yang dilakukan adalah antara pihak eksternal, dalam hal ini adalah konsultan, dengan pihak internal / karyawan, dalam mengembangkan perangkat lunak aplikasi pada sistem dan teknologi informasi perusahaan. Model kerjasama tersebut dalam kaitannya dengan pengembangan sumber daya manusia sering disebut dengan strategic insourcing, dimana orang-orang konsultan bekerja bersama dalam satu team dengan karyawan perusahaan, saling bertukar pikiran, berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan diawal kerja sama.

Proses cosourcing ini memiliki berbagai kelebihan tersendiri, yakni:

  1. Pelaporan menjadi tepat waktu dan terpercaya karena dihasilkan oleh perusahaan sendiri.
  2. Sistem dan teknologi informasi telah terintegrasi dan sesuai dengan strategi korporat. Proses penciptaan pengetahuan pada perusahaan berjalan dengan baik.

Dari strategi sourcing yang telah dilakukan PT. X, terlihat bahwa perusahaan harus melakukan penyesuaian agar model sourcing yang dipilih tidak berbenturan dan sesuai dengan kondisi lingkungan bisnis, baik internal maupun eksternal. Manajemen harus bisa menganalisa sejak dini kebaikan dan keburukan proses sourcing yang dilakukannya, apakah telah sesuai dengan strategi dan misi perusahaan dan bagaimana dampaknya pada kinerja organisasi saat ini maupun dimasa yang akan datang.

Outsourcing

Dewasa ini terdapat pula kecenderungan untuk mengadakan sistem informasi melalui outsourcing. Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak.

Outsourcing merupakan sebuah proses subkontrak, misalnya seperti mendisain produk atau manufacture, yang dilakukan oleh pihak ketiga[1]. Keputusan untuk melakukan outsource biasanya dikarenakan untuk memperkecil biaya perusahaan, menghemat energi yang ditujukan pada kompetensi bisnis tertentu, atau untuk membuat penggunaan tenaga kerja, teknologi dan sumber daya di perusahaan lebih efisien, pengurangan resiko, perekayasaan ulang proses dan kesempatan untuk fokus pada kapabilitas inti

Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya.

Terdapat 3 jenis outsourcing, yaitu:

  1. Strategic partnership

Pelaku outsurce bertanggungjawab untuk kumpulan integrasi dari operasi klien

  1. Aliansi cosourcing

Klien dan vendor berbagi tanggungjawab terhadap kesuksesan proyek

  1. Hubungan transaksi

Pelaku outsurce mengeksekusi TI yang didefinisikan dengan baik, repeatable atau TI pemungkin terlaksananya proses bisnis untuk klien

Gambar 1. Berbagai cara outsourcing

Gambar 2. Langkah-langkah dalam outsourcing

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Outsourcing

  1. Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman
  2. Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan
  3. Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
  4. Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung
  5. Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Outsourcing merupakan sebuah metode pengembangan SIM secara terpadu yang dikembangkan dan dikelola oleh pihak ketiga. Motode outsourcing ini menjadi pilihan karena memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut :

Efficiency objectives

  1. Cost efficiency

Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkan pada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang terhitung lebih murah dibandingkan mengembangkan sendiri dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan yang memanfaatkan jasanya. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi

  1. Economies of scale.
  2. Variable capacity / expertise on demand, dengan diterapkannya sistem baru, maka perusahaan dapat menggunakannya sebagai salah satu point promosi.
  3. Mengurangi waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih lebih dari satu sekaligus untuk bekerja sama untuk menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  4. Jasa yang diberikan oleh outsourcer telah dikembangkan oleh para ahlinya
  5. Suatu perusahaan mungkin tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi sedangkan outsourcer memilikinya
  6. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan tranfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
  7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi
  8. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal

Arcitectural improvement

  1. Internal reengineering business process, dengan sistem ini bisnis proses di perusahaan sedikit di reengineering
  2. Meningkatkan disiplin bisnis proses, dengan menerapkan sistem ini ketersediaan informasi akan sangat penting. Sehingga hampir semua operator data bekerja lebih disiplin dalam mempercepat proses selanjutnya.

Strategis adaptation

  1. Management focus pada competensi atau Focus on unique core competencies.

Dengan outsourcing layanan ini, personil management akan lebih berkonsentrasi pada proses bisnis utama perusahaan atau memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

  1. Leverage new IT
  2. Mitigate technology risk.

Dengan melakukan oursourcing, tanggungjawab penyelenggaraan layanan adalah pada operator. Sehingga resiko kegagalan penyelenggaraan adalah sedikit.

  1. Exploit the intellect of another organization.

Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju

  1. 5. Better predict future costs.
  2. 6. Acquire leading-edge technology.
  3. Improve performance accountability.
  4. Menyingkat waktu pengembangan
  5. Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar
    1. Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai

Diantara banyak kelebihan outsourcing, terdapat kekurangan-kekurangan,yaitu:

  1. Reduces technical know-how for future innovation.
  2. Reduces degree of control.
  3. Increases vulnerability of strategic information.
  4. Increases dependency on other organizations.
  5. Contract problems.
  6. Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing
  7. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain
  8. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan

Sedangkan paket-paket aplikasi yang terintegrasi dalam sebuah metode outsourcing biasa disebut ERP (Enterprise Resources Planning), suatu perangkat lunak atau software dengan aplikasi yang terintegrasi dengan baik untuk digunakan secara luas dalam organisasi bisnis. Termasuk di dalamnya TPS (Transaction Processing System) ditambah dengan sistem-sistem informasi fungsional yang terintegrasi. Aplikasi-aplikasi yang terintegrasi itu biasanya dapat digolongkan dalam fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, logistik dan lainnya. Aplikasi yang menyangkut fungsi akuntansi biasanya modul buku besar, piutang dagang, hutang dagang, aktiva tetap, manajemen kas dan akuntansi. Fungsi keuangan dikelola oleh modul analisis portofolio, analisis resiko, analisis kredit, manajemen aktiva, sewa guna dll. Aplikasi ERP untuk fungsi SDM diantaranya rekruitmen, penggajian, manajemen personil, pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi serta lainnya. Dibudang pemasaran meliputi manajemen relasi pelanggan, pemasukkan order dan pemrosesan order dll. Sedangkan ERP dibidang logistik biasanya perencanaan produksi, menejemen material dan manajemen pabrik.

ERP berbeda dengan paket-paket komersial lainnya. Perbedaannya antara lain :

  1. Modul-modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum. Sebagai misalnya, jika terjadi transaksi order penjualan di suatu tempat, maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat di basis data untuk modul yang lainnya, misalnya modul akuntansi, logistik, pengiriman dll
  2. Modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai (value chain) atau rantai penyediaan (supply chain) yaitu aktivitas mulai dari logistik bahan mentah, produksi, logistik bahan jadi, penjualan dan pemasaran dan sebagainya. Dengan kata lain modul ERP dirancang mengikuti proses bisnis dari hulu hingga hilir.

Manfaat ERP menurut penelitian terakhir yang dilakukan oleh Martin (et al., 2002) menunjukkan adanya 6 (enam) keuntungan dengan menerapkan paket ERP. 3 (tiga) keuntungan berhubungan dengan masalah bisnis, 2 (dua) berhubungan dengan STI dan 1 (satu) berhubungan baik bisnis maupun SIM.

Tiga keuntungan yang berhubungan dengan masalah bisnis antara lain

  1. Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit bisnis lain, fungsi-sungsi lain, proses-proses dan organisasi meningkat.
  2. Menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu lewat rekayasa proses bisnis (business process reengineering) menuju ke orientasi proses dan pengurangan biaya proses bisnis.
  3. Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis yang umum dan kelas dunia yang berstandar internasional.

Kedua keuntungan yang berkaitan dengan SIM :

  1. Manfaat menerapkan paket yang sudah jadi bukan membangunnya dari bawah. Manfaat yang diperoleh adalan manfaat waktu yang lebih cepat, biaya yang relatif murah dan kemampuan dari paket.
  2. Memanfaatkan arsitektur teknologi informasi yang digunakan yang dapat menghemat biaya

Sedangkan sebuah manfaat bagi bisnis dan SIM adalah fleksibilitas menggunakan teknologi client server yang mudah dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

Penelitan yang dilakukan oleh Martin et al. (2002) membagi 2 (dua) tujuan organisasi menerapkan ERP :

  1. Untuk menerapkan aktivitas mata rantai proses bisnis dari hulu hingga hilir dalam satu kesatuan yang terintegrasi dengan baik.
  2. Untuk mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi proses-proses akuntansi, keuangan, sumber daya manusia dan fungsi-fungsi lainnya.

Pada saat ini ada beberapa penjual jasa outsourcing lengkap dengan ERP-nya antara lain Oracle, SAP (Systemabalyse und Programmentwicklung), Baan, J.D. Edwards, IFS (Industrial and Financial System), Peoplesoft dan lain-lain. Untuk saat ini Oracle dan SAP adalah yang paling banyak dipakai di dunia. Outsourcing dan ERP-nya cukup fleksibel dalam masalah pengelolaannya. Ada 4 (empat) alternatif pengelolaan outsourcing, yaitu:

  1. Buy-In (Beli ERP dikelola internal), yaitu outsourcer menyediakan sumberdaya SIM seperti pemogram komputer namun untuk pengelolaan kegiatan-kegiatan SIM masih dikerjakan di departemen IT secara internal. Departemen IT internal ini bertanggungjawab menyediakan hasilnya. Hubungan kerjasama antara perusahaan dengan outsourcer biasanya hanya hubungan bisnis berjangka pendek.
  2. Prefferred Supplier (Pemasok terpilih), sama seperti buy-in, namun hubungan bisnis antara perusahaan dan outsourcer berjangka panjang.
  3. Contract-Out (kontrak penuh), yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya SIM semacam pemogram komputer, mengelola kegiatan-kegiatan SIM dan bertanggung jawab menyediakan hasilnya.
  4. Prefferred Contractor (Kontraktor terpilih),yaitu perusahaan dan outsourcer membangun kerjasama jangka panjang.

Sedangkan hambatan-hambatan yang bisa muncul saat mengembangkan metode outsourcing dengan paket ERP-nya antara lain :

  1. Implementasi ERP bukan hal yang bisa dianggap enteng dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Hal tersebut mungkin akan bertambah sulit dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses bisnis.
  2. Biaya Implementasi ERP yang cukup mahal dan tidak semua organisasi bisnis sanggup menanggungnya.
  3. Permasalahan kesiapan para personil yang mungkin kurang dari segi mental maupun keahliannya.

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, maka di dalam menggunakan berbagai cara SIM baik itu insourcing, cosourcing maupun outsourcing maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

  1. Penggunaan SIM harus digunakan secara tepat, dengan mempertimbangkan aspek waktu dan biaya secara seimbang.
  2. Keberhasilan SIM yang dikembangkan, ditentukan oleh keterlibatan end user.
  3. Dalam memilih metode SIM yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan serta kemampuan perusahaan.
  4. Perusahaan harus terlebih dahulu merumuskan konsep dasar keinginan perusahaan mengenai SIM yang diharapkan
  5. Dalam menghadapi berbagai tekanan baik dari pihak eksternal maupun internal SIM memberikan kontribusi yang signifikan. Dalam menghadapi situasi seperti ini, perusahaan harus dapat mengelola berbagai sumber daya yang dimilikinya dengan seefektif dan seefisien mungkin, selain itu mereka juga harus menunjukan kinerja yang lebih baik dari perusahaan sebelumnya dan indikator yang jelas adalah perbaikan kualitas produk yang dapat dirasakan dalam waktu singkat.
  6. Dari strategi sourcing yang ada perusahaan harus melakukan penyesuaian agar model sourcing yang dipilih tidak berbenturan dan sesuai dengan kondisi lingkungan bisnis, baik internal maupun eksternal.
  7. Manajemen harus bisa menganalisa sejak dini kebaikan dan keburukan proses sourcing yang dilakukannya, apakah telah sesuai dengan strategi dan misi perusahaan dan bagaimana dampaknya pada kinerja organisasi saat ini maupun dimasa yang akan datang.

Daftar Pustaka

1.       Kendal & Kendal. Systems Analysis and Design Fifth Edition. Prentice-Hall International, Inc. 2002.

2.       Jeffrey A. Hoffer, Joey F. George, Joseph S. Valacich. Modern Systems Analysis and Design Second Edition. Addison- Wesley. 1997.

3.       Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. Systems Analysis and Design Methods. McGraw-Hill. 2001.

4.       Ramez El Masri, Shamkant B. Navache. Fundamental of Database Systems. The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc. 1994.

5.       Raymond McLeod, George Schell. Management Information Systems 8th ed. Prentice-Hall, Inc. 2004.

6.       Laudon, J. and Laudon, K. 2006 Management Information Systems: Managing the Digital Firm (10th Edition). Prentice-Hall, Inc.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.